Bei der Umgestaltung und Planung eines Umzugs gibt es einiges zu beachten: Wie können die Büroflächen effizient verändert werden, wenn Stauraum einen Großteil des Raumes frisst? Wohin mit den ganzen Sachen? Wie wird sinnvoll eruiert, wieviel Platz für Material oder für Mensch ‚eingeräumt‘ wird? Wie geht Clean Desk, wenn wir stets Zugang zu unseren Materialien und Gegenständen benötigen?

Stellen Sie sich die Frage: Was brauchen Sie wirklich an Ihrem Arbeitsplatz?

In den meisten Bereichen brauchen wir weniger, als wir denken. Staub sammelt sich in unseren Ablagen, unnütze Dinge stapeln sich, die Rollcontainer sind voller Krimskrams. Wie viel davon benutzen Sie täglich? Alles, was nicht in die tägliche Benutzung integriert werden kann, hat keine Daseinsberechtigung an Ihrem Arbeitsplatz. Die Einrichtung von einem gemeinsamen Material- und Druckerpool hat noch einen weiteren positiven Effekt neben einer besseren Ordnung: Wir bewegen uns mehr, weil es uns zum Aufstehen zwingt. Bewegung am Arbeitsplatz ist essentiell für unser Gehirn und unseren Organismus.

Ordnung auf dem Schreibtisch schafft ein klares Mindset fürs fokussierte Arbeiten

Der Kreative beherrscht das Chaos? Das sei dahingestellt. Doch bei den meisten Arbeitstätigkeiten ist es besser, strukturiert und ordentlich zu arbeiten. Tatsächlich werden bis zu 70 Tage im Jahr damit verschwendet, wichtige Unterlagen und Informationen zu suchen. Fest steht, ein aufgeräumtes klares System sorgt also für mehr Konzentration und Effizienz. Es gibt weniger Störungen im Workflow und auch bei Urlaubsvertretungen und Krankheitsfällen werden wichtige Dokumente schneller gefunden. Diese Ordnung spiegelt sich auch auf dem Schreibtisch wider. Tatsächlich gibt das Aussehen Ihres Schreibtisches Rückschlüsse über Ihre Arbeitsweise: Ein klarer und minimalistischer Schreibtisch weist auf eine strukturierte Arbeitsweise hin. Durch ein bisschen Ordnung können Sie dies auch zu Ihrem Vorteil nutzen.

Wie sie den Umzug ins neue Büro ‚leichter’ machen können:

Sortieren sie erst einmal aus. Schaffen Sie sich eine Ordnungsroutine an. Natürlich kann das niemandem aufgezwungen werden. Aber ein gutes Vorbild, ein gemeinsamer Druckerpool und klar kommunizierte Regeln stecken an und vereinheitlichen die Unternehmensstruktur.

Um das Ganze zu vereinfachen, teilen Sie den Aufräumprozess in sechs Schritte ein:

Ist-Zustand festhalten (Das machen Sie am besten mit einem Foto)
Klein anfangen: Sortieren Sie Ihren eigenen Schreibtisch und die dazugehörigen Fächer oder Rollcontainer aus
Im Großen weitermachen: Sortieren Sie Regale und Schränke: Gehen Sie ganzheitlich an den Aufräumprozess heran
Schaffen Sie Routinen: Planen Sie für die tägliche Ablage (digital oder analog) einen gewissen Zeitrahmen ein.
Wiederholen Sie den Prozess nach einer festgelegten Zeit: Schleicht sich wieder das alte Chaos ein? Woran liegt das? Welche Dinge bleiben häufig liegen? Haben Sie sich auch von allen Dingen verabschiedet, die sie nicht brauchen oder bleiben weiterhin ‚Schrank- oder Schubladenleichen‘ liegen?
Dokumentieren Sie das aufgeräumte Büro für alle: So ist es für alle sichtbar, wie der Schrank oder das Regal aussehen soll.

Clean-Desk erfolgreich im Team umsetzen:

Um den Überblick zu behalten, ist Clean-Desk die perfekte Methode. Denn jeden Tag wird der Arbeitsplatz so sauber und ordentlich verlassen, sodass sich am nächsten Tag auch eine andere Person dort niederlassen könnte. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass Flächen und Arbeitsorte so effizienter genutzt werden können. Vor allem in Zeiten, in denen hybrid gearbeitet wird. Doch um Clean-Desk bequem zu ermöglichen, benötigt man die richtigen Tools dafür.

Tool 1: Schaffen Sie Körbe und Toolboxen für die Mitarbeitenden an

Wenn Sie jeden Tag Ihre ‚eigenen‘ Unterlagen auf den Tisch räumen, sorgt das dafür, dass Dinge nicht ‚mitgeschleppt‘ werden, die eigentlich schon lange erledigt werden sollten. Wer möchte schon jeden Tag die gleichen Ablageordner und Papierstapel von einem Ort zum nächsten transportieren? Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsmaterialen in Körben und Toolboxen zu verstauen. Somit hat man schnell alles griffbereit, wenn der Arbeitsort gewechselt oder am Abend alles in einem passenden Lockersystem verstaut wird. Besonders beliebt bei uns sind die Toolbox RE von Vitra und der Restore Tray von Muuto.

Tool 2: Mit dem richtigen Locker zum Erfolg

Ein guter Locker sollte an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden. Kommen viele mit dem Rad zur Arbeit, gehen manche direkt nach der Arbeit zum Sport? Unterschiedlich große Fächer, sowie die Möglichkeit, Privatsachen absperren zu können, sind essenziell, um den Tag störungsfrei anzufangen und zu beenden. Schließfächer müssen nicht immer nur in Eingangsbereichen zu finden sein. Sie können auch als Raumteiler in hybriden Arbeitsumgebungen eingesetzt werden. Oder in niedriger Ausführung in Zwischenbereichen als Treffpunkt und Arbeitsfläche für spontanen Austausch oder Kaffee dienen.

Steelcase Work Valet

Hier sind noch 7 wichtige Tipps, die die Ordnung im Arbeitsalltag erleichtert:

Behalten Sie das Wesentliche im Blick: Was brauche ich wirklich?
Nicht stapeln: Wichtige Dinge gleich abarbeiten oder in Mappen oder Ordner sortieren; anstatt Zeitschriften aufzubewahren, relevante Artikel ausschneiden
Regelmäßige Ordnung schaffen
Anstatt Klebezetteln: Notizzettel oder digitale Post-It (OneNote )
Nicht alles ausdrucken: Nachhaltigkeit im Blick
Ordnung regelmäßig hinterfragen: im Idealfall einen festen Termin dafür einstellen
Jeden Abend einen ordentlichen Arbeitsplatz hinterlassen

Bewegung ist wichtig für einen ausgeglichenen Geist und Körper: Wie wir im Arbeitsalltag mehr Bewegung einführen, können Sie hier nachlesen.

Oft fällt uns gar nicht auf, wie sehr uns unser akustisches Umfeld stört: Was es mit Lärm und akustischer Gestaltung im Büro auf sich hat, erfahren Sie hier.

Dieser Beitrag stammt von:

Eileen Badaou

Akustik ist ein fester Bestandteil der Büroplanung. Denn die Reduktion von akustischen Störgrößen und die Optimierung der Raumakustik wirken sich maßgeblich auf die Konzentrationsfähigkeit und das Wohlbefinden aus. Denn einfach so ‚Weghören‘ kann man mit dem Hörsinn nicht.

Akustik-Lösungen können sehr individuell gestaltet und effizient und flexibel eingesetzt werden. Sie sorgen dafür, dass in Openspace-Flächen konzentriert gearbeitet werden kann. Sie macht Sprache in Team- und Konferenzbereichen verständlich und schafft Wohlbefinden durch eine Reduzierung von Lärm. Das wirkt sich letztlich förderlich auf die Gesundheit aus.

Doch was sind typische akustische Störgrößen?

Störfaktoren im Büro können durch die Anhäufung von lauten und häufigen Telefonaten entstehen. Aber auch Abstimmungsgespräche, die direkt oder in unmittelbarer Nähe vom Arbeitsplatz stattfinden, können die Arbeitsprozesse stören. Darüber hinaus lenken laute Geräte (Drucker, Scanner, Lüftung) oder Geräusche von außen (Baustellen, Verkehrslärm) ab. Ein weiteres Problem tritt auf, wenn das Büro hohe Decken und viele Flächen aus Beton, Stahl oder Glas besitzt. Diese glatten Flächen reflektieren den Schall besonders gut, sodass es zu Nachhall kommt. Dies kann durch eine sinnvolle innenarchitektonische Gestaltung schnell beseitigt werden.

Was ist eigentlich eine ‚normale‘ Akustik im Büro?

Die allgemeine Empfehlung für Bürotätigkeiten liegt bei 55 Dezibel. Zur Einordnung: Bei über 60 Dezibel wird es für das menschliche Ohr ‚laut‘. Bei konzentrierter und anspruchsvoller Sachbearbeitung oder wissenschaftlicher Arbeit ist der Empfehlungsrahmen zwischen 35 bis maximal 45 Dezibel. Grundsätzlich ist die akustische Wahrnehmung jedoch subjektiv: Lärm ist jedes Geräusch, das als belastend empfunden wird.

Tischwände können variabel eingesetzt werden und dienen sowohl zur akustischen als auch zur visuellen Abgrenzung. Sessel mit hohen Seiten- und Rückenwänden stellen eine hohen Grad von Privatsphäre sicher.

Welche Methoden der akustischen Gestaltung gibt es?

Unterschiedliche Akustiklösungen können in allen Arbeitsbereichen eingesetzt werden, darunter Fokuszonen, Büroräumen, Besprechungszonen, in Treppenhäuser/Fluren/Zwischenzonen, Open-Space-Bereichen, Empfangsbereichen, Lounges, Workcafés und Recreationsbereichen.

Dabei wird das sogenannte Akustik-ABC angewandt:

Absorbieren: Akustische Elemente, Teppiche und Deckenplatten helfen bei der Absorption

Blockieren: Feste Barrieren, Abtrennungen und Wände helfen, Geräusche zu blockieren

Covern: Maskieren hilft dabei, störende Geräusche zu überdecken.

Alle drei Maßnahmen können parallel angewandt werden und somit für mehr Vertraulichkeit und Konzentration am Arbeitsplatz, eine angemessene Lautstärke und Verständlichkeit bei Gesprächen sorgen.

Akustisch wirksame Wandelemente verbessern nicht nur die Raumakustik, sondern tragen auch zur Ästhetik des Raumes bei. Dabei gibt es viele verschiedene Hersteller mit Farben, Formen und Mustern.

Beispiele für den Einsatz von Akustikelementen

Es gibt vielfältige Möglichkeiten, die Raumakustik durch innenarchitektonische Gestaltung positiv zu beeinflussen.

Es gibt zahlreiche Decken- und Wandpanels, die in unterschiedlichen Farben und Formen angebracht werden können. Sie sind die perfekte Kombination aus Funktion und Optik in anspruchsvollen Raumkonzepten. Eine weitere Möglichkeit sind auch Hänge-Konstruktionen oder akustisch wirksame Lampen.
Teppichböden mit akustisch wirksamen Rücken und Vorhänge aus Akustik-Stoff machen den Raum nicht nur ansprechender, sondern sorgen für angemessene Ruhe.
Mobiliar: Das Anbringen von Akustikpanels an Möbeln wie zum Beispiel Schrankwänden und der Einsatz von speziellen Stoffen und Materialien bei Stühlen und Sofa-Lösungen ist eine weitere Maßnahme, die Schallausbreitung zu verringern.
Stellwände und Tischwände dienen neben einer akustischen Reduzierung auch der visuellen Abschirmung und stellen somit einen höheren Grad von Privatsphäre her. Arbeitsplätze können dadurch voneinander abgegrenzt werden. Akustisch wirksame Pinnwände führen zu einer ausgewogenen Balance zwischen Kommunikation, Konzentration, kreativem Austausch und Kaffeepause.
Akustiksäulen und mobile Absorber gibt es in zahlreichen Formen und Farben. Sie können in Raumecken oder dorthin transportiert werden, wo sie gerade am meisten gebraucht werden.

Neben dekorativen Wandelementen im biophilen Design gibt es auch akustisch wirksame Lampenschirme wie in diesem Beispiel. Akustische Elemente müssen nicht auffällig sein und können in vielen Varianten eingesetzt werden.

Zum Schluss ein paar Fakten – Akustik erklärt in 5 Termini

Akustik: Unter Akustik versteht man die Lehre von den Schallverhältnissen. Sie beschreibt die Eigenschaft eines Raumes, wie gut sich Klänge in ihm ausbreiten. Das Wort kommt aus dem Griechischen und bedeutet: zum Hören gehörend‘

Lautstärke: wird in Dezibel gemessen und ist der hörbare Schalldruck. Der Wahrnehmungsbereich des Ohres reicht von der Hörschwelle von 0 dB bis 140 dB, wobei bei 130 dB bereits die absolute Schmerzgrenze erreicht ist. Dabei sind 85 dB bereits so laut, dass sie gesundheitsschädigend wirken, wenn man dieser Lautstärke längerer Zeit ausgesetzt ist. Zur weiteren Einordnung ein paar Beispiele:

20 dB: Blätterrauschen- 30 dB: Flüstern – 60 dB: normale Konversation – 85 dB: Baustelle – 90 dB: Haartrockner – 120 dB: Rockkonzert – 140 dB: Düsentriebwerk

Frequenz: Die Geschwindigkeit, in der die Luftdruckschwingungen aufeinandertreffen, bestimmt die Tonhöhe und wird in Hertz gemessen. Menschliche Ohren können zwischen ca. 16-20.000Hz empfangen. Menschliche Sprache findet zwischen 125-8000 Hz statt

Schallabsorption: Die Schallwellen, die auf einen Absorptionskörper treffen, werden von ihm geschluckt und nicht wieder in den Raum hineinreflektiert. Dadurch wird die Schallausbreitung blockiert.

Schalldämpfung: Der Schall wird auf dem Weg zum Empfänger nachdrücklich verringert. Dabei wird Nachhall reduziert und die Raumakustik verbessert.

Eine schallabsorbierende Hütte (hier von Götessons) ist eine Möglichkeit, die Raumakustik zu beeinflussen und zusätzlich neue Arbeitsmöglichkeiten zu schaffen.

Gesund im Büro – wie wir Büros so gestalten, dass wir uns bei der Arbeit mehr bewegen, erfahren Sie hier.

Farbe wirkt – auch auf unsere Motivation und Leistungsfähigkeit. Mehr dazu hier.