Aufgeräumt im Büro – wie Clean Desk überzeugt

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Bei der Umgestaltung und Planung eines Umzugs gibt es einiges zu beachten: Wie können die Büroflächen effizient verändert werden, wenn Stauraum einen Großteil des Raumes frisst? Wohin mit den ganzen Sachen? Wie wird sinnvoll eruiert, wieviel Platz für Material oder für Mensch ‚eingeräumt‘ wird? Wie geht Clean Desk, wenn wir stets Zugang zu unseren Materialien und Gegenständen benötigen?

Stellen Sie sich die Frage: Was brauchen Sie wirklich an Ihrem Arbeitsplatz?

In den meisten Bereichen brauchen wir weniger, als wir denken. Staub sammelt sich in unseren Ablagen, unnütze Dinge stapeln sich, die Rollcontainer sind voller Krimskrams. Wie viel davon benutzen Sie täglich? Alles, was nicht in die tägliche Benutzung integriert werden kann, hat keine Daseinsberechtigung an Ihrem Arbeitsplatz. Die Einrichtung von einem gemeinsamen Material- und Druckerpool hat noch einen weiteren positiven Effekt neben einer besseren Ordnung: Wir bewegen uns mehr, weil es uns zum Aufstehen zwingt. Bewegung am Arbeitsplatz ist essentiell für unser Gehirn und unseren Organismus.

Ordnung auf dem Schreibtisch schafft ein klares Mindset fürs fokussierte Arbeiten

Der Kreative beherrscht das Chaos? Das sei dahingestellt. Doch bei den meisten Arbeitstätigkeiten ist es besser, strukturiert und ordentlich zu arbeiten. Tatsächlich werden bis zu 70 Tage im Jahr damit verschwendet, wichtige Unterlagen und Informationen zu suchen. Fest steht, ein aufgeräumtes klares System sorgt also für mehr Konzentration und Effizienz. Es gibt weniger Störungen im Workflow und auch bei Urlaubsvertretungen und Krankheitsfällen werden wichtige Dokumente schneller gefunden. Diese Ordnung spiegelt sich auch auf dem Schreibtisch wider. Tatsächlich gibt das Aussehen Ihres Schreibtisches Rückschlüsse über Ihre Arbeitsweise: Ein klarer und minimalistischer Schreibtisch weist auf eine strukturierte Arbeitsweise hin. Durch ein bisschen Ordnung können Sie dies auch zu Ihrem Vorteil nutzen.

Wie sie den Umzug ins neue Büro ‚leichter’ machen können:

Sortieren sie erst einmal aus. Schaffen Sie sich eine Ordnungsroutine an. Natürlich kann das niemandem aufgezwungen werden. Aber ein gutes Vorbild, ein gemeinsamer Druckerpool und klar kommunizierte Regeln stecken an und vereinheitlichen die Unternehmensstruktur.

Um das Ganze zu vereinfachen, teilen Sie den Aufräumprozess in sechs Schritte ein:

  1. Ist-Zustand festhalten (Das machen Sie am besten mit einem Foto)
  2. Klein anfangen: Sortieren Sie Ihren eigenen Schreibtisch und die dazugehörigen Fächer oder Rollcontainer aus
  3. Im Großen weitermachen: Sortieren Sie Regale und Schränke: Gehen Sie ganzheitlich an den Aufräumprozess heran
  4. Schaffen Sie Routinen: Planen Sie für die tägliche Ablage (digital oder analog) einen gewissen Zeitrahmen ein.
  5. Wiederholen Sie den Prozess nach einer festgelegten Zeit: Schleicht sich wieder das alte Chaos ein? Woran liegt das? Welche Dinge bleiben häufig liegen? Haben Sie sich auch von allen Dingen verabschiedet, die sie nicht brauchen oder bleiben weiterhin ‚Schrank- oder Schubladenleichen‘ liegen?
  6. Dokumentieren Sie das aufgeräumte Büro für alle: So ist es für alle sichtbar, wie der Schrank oder das Regal aussehen soll.

Clean-Desk erfolgreich im Team umsetzen:

Um den Überblick zu behalten, ist Clean-Desk die perfekte Methode. Denn jeden Tag wird der Arbeitsplatz so sauber und ordentlich verlassen, sodass sich am nächsten Tag auch eine andere Person dort niederlassen könnte. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass Flächen und Arbeitsorte so effizienter genutzt werden können. Vor allem in Zeiten, in denen hybrid gearbeitet wird. Doch um Clean-Desk bequem zu ermöglichen, benötigt man die richtigen Tools dafür.

Tool 1: Schaffen Sie Körbe und Toolboxen für die Mitarbeitenden an

Wenn Sie jeden Tag Ihre ‚eigenen‘ Unterlagen auf den Tisch räumen, sorgt das dafür, dass Dinge nicht ‚mitgeschleppt‘ werden, die eigentlich schon lange erledigt werden sollten. Wer möchte schon jeden Tag die gleichen Ablageordner und Papierstapel von einem Ort zum nächsten transportieren? Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsmaterialen in Körben und Toolboxen zu verstauen. Somit hat man schnell alles griffbereit, wenn der Arbeitsort gewechselt oder am Abend alles in einem passenden Lockersystem verstaut wird. Besonders beliebt bei uns sind die Toolbox RE von Vitra und der Restore Tray von Muuto.

Tool 2: Mit dem richtigen Locker zum Erfolg

Ein guter Locker sollte an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden. Kommen viele mit dem Rad zur Arbeit, gehen manche direkt nach der Arbeit zum Sport? Unterschiedlich große Fächer, sowie die Möglichkeit, Privatsachen absperren zu können, sind essenziell, um den Tag störungsfrei anzufangen und zu beenden. Schließfächer müssen nicht immer nur in Eingangsbereichen zu finden sein. Sie können auch als Raumteiler in hybriden Arbeitsumgebungen eingesetzt werden. Oder in niedriger Ausführung in Zwischenbereichen als Treffpunkt und Arbeitsfläche für spontanen Austausch oder Kaffee dienen.

Steelcase Work Valet 

Hier sind noch 7 wichtige Tipps, die die Ordnung im Arbeitsalltag erleichtert:

  1. Behalten Sie das Wesentliche im Blick: Was brauche ich wirklich?
  2. Nicht stapeln: Wichtige Dinge gleich abarbeiten oder in Mappen oder Ordner sortieren; anstatt Zeitschriften aufzubewahren, relevante Artikel ausschneiden
  3. Regelmäßige Ordnung schaffen
  4. Anstatt Klebezetteln: Notizzettel oder digitale Post-It (OneNote )
  5. Nicht alles ausdrucken: Nachhaltigkeit im Blick
  6. Ordnung regelmäßig hinterfragen: im Idealfall einen festen Termin dafür einstellen
  7. Jeden Abend einen ordentlichen Arbeitsplatz hinterlassen

Bewegung ist wichtig für einen ausgeglichenen Geist und Körper: Wie wir im Arbeitsalltag mehr Bewegung einführen, können Sie hier nachlesen. 

Oft fällt uns gar nicht auf, wie sehr uns unser akustisches Umfeld stört: Was es mit Lärm und akustischer Gestaltung im Büro auf sich hat, erfahren Sie hier. 


Dieser Beitrag stammt von:

Eileen Badaou