Büroplanung 2024: Was Sie jetzt wissen sollten
Wir alle haben unterschiedliche Vorstellungen davon im Kopf, wie Büros aussehen (oder aussehen sollten). Von der Google-Erlebniswelt mit Tischkicker und Fitnessstudio zu der monotonen Welt des amerikanischen Großraumbüros wie im Film ‚Office space‘ (dt. ‚Alles Routine‘, von 1999) bis zu dem typisch deutschen Einzelbüro. Ob gutes oder schlechtes Image, Fakt ist, dass wir einen Großteil unserer Lebenszeit in unseren Arbeitsräumen verbringen. Und diese maßgeblich zu unserer Lebensqualität beitragen können. Doch wie sieht das ideale Büro aus? Wie viele und welche Zonen braucht ein wirkungsvolles Bürogebäude?
Es gibt eigentlich keine universelle Antwort, denn eine ideale Büroumgebung muss jedes Unternehmen individuell für sich erarbeiten. Aber es gibt drei Spezialräume, die für die Produktivität und das Wohlbefinden einen Unterschied machen. Allgemein gilt: Es wichtig, die Arbeitsumgebung so zu gestalten, dass sie eine gesunde Lebensweise ermöglichen und vereinfachen. Dazu gehören Tageslicht, Frischluft, verschiedene Räume mit bestimmten Funktionen und dazu passende Farbkonzepte.
Bewegung ist essentiell für die Produktivität
Einer der Spezialorte ist eigentlich kein dezidierter Ort selbst, sondern der Zugang zu Bewegung. Arbeitsumgebungen sollten so geplant werden, dass nicht das Sitzen den Alltag bestimmt. Höhenverstellbare Tische, gemeinsame Bewegungspausen oder Spaziergänge an der frischen Luft. Grundsätzlich gilt: Jeder kann sich auch an seinem Arbeitsplatz bewegen, solange sich niemand anders davon gestört fühlt. Natürlich helfen flexible Möbel, die man auch einmal für 10 Minuten beiseite schieben kann, bei der Motivation zum gemeinsamen Sport.
Denn für alle Menschen gilt: Beim Sport und auch explizit beim Tanzen entwickeln wir neue Ideen. Denn Hirnfitness passiert im Alltag, nicht in einer statischen Position am Schreibtisch. Durch die Bewegung kommt mehr Sauerstoff ins Gehirn (das übrigens 20 Prozent des gesamten Sauerstoffbedarfs im Körper benötigt), der wiederum die Hirnaktivität ankurbelt. Sodass wir produktiver und konzentrierter arbeiten können.
Kreative Umgebung fördert Arbeitsprozesse
Der zweite Spezialort ist die Umgebung im allgemeinen. Denn eine reizarme Umgebung hat ebenso langfristige Folgen für die Gehirnaktivität der Mitarbeitenden wie ein ständiger Bewegungsmangel. Einmal kurz wissenschaftlich beleuchtet: Die Stimulation des limbischen Systems sendet positive Neurotransmitter (chemische Botenstoffe) an den Frontalkortex. Diese wirken wie ein Dünger für neuronale Prozesse. Doch wenn das fehlt, kann die Motivation darunter leiden.
Wir brauchen also unterschiedliche Reize aus der Umwelt, damit unser Gehirn dauerhaft angeregt wird. Kurz gesagt: eine anregende Atmosphäre sorgt für eine positive Stimmung und eine höhere Produktivität. Dabei hilft es, wenn es verschiedene Raumszenarien gibt, die zum Beispiel durch eine sinnvolle Farbgestaltung unterschiedliche Denkprozesse anregen. Ein blau gestalteter Raum kann beispielsweise bei zukunftsorientierten Arbeiten helfen, ein Roter bei Aufgaben, die Struktur und Genauigkeit erfordern.
Fest steht: Ein gelegentlicher Raum oder Szenenwechsel bringt uns auf neue Ideen. Den sogenannte ‚Doorway-Effekt‘ kann man sich dabei sogar zu Nutzen machen. Dass wir beim Betreten eines Raumes das eigentliche Handlungsziels unseres Tuns vergessen, ist nicht mehr relevant, wenn uns die Umgebung genug neues Futter liefert, um noch bessere Ideen hervorzubringen.
Fokusareale für ungestörtes Arbeiten
Eine kreative Gestaltung der Arbeitswelt wirkt sich auch auf die Konzentrationsfähigkeit aus. Wichtig ist dabei das Maß an Reizen, die auf den Menschen einwirken. Absolutes No-Go sind dabei Ablenkungen und Lärm. Denn ansonsten muss das Gehirn Störungen dauerhaft ausblenden. Die mentalen Ressourcen, die das kostet, fehlen im Umkehrschluss bei der eigentlichen Arbeit. Deshalb ist essentiell, dass es in Arbeitsumgebungen spezifische Zonen gibt, die für die reine Fokusarbeit gedacht sind. Diese dürfen durchaus anregend gestaltet sein, allerdings mit Farben und Design zurückhaltender als die Zonen, die für kreative Brainstormings oder Kommunikation gestaltet werden.
Wie kann man die kognitiven Funktionen unterstützen?
Als Führungskraft steht man vor der komplexen Aufgabe, mit den unterschiedlichen Bedürfnisse von verschiedenen Menschen und deren Gehirnen konfrontiert zu sein. Diese Herausforderung müssen wir als Chance begreifen und uns damit auseinandersetzen, wie wir Arbeitsumgebungen so gestalten können, dass sich alle Mitarbeitenden wohlfühlen und ihr Potential voll ausschöpfen können. Ein Schlüsselelement ist dabei die Wertschätzung, die entgegenbracht werden muss. Denn sie kreiiert psychologische Sicherheit und hat einen starken Einfluss auf die Hirnaktivität. Wer sich sicher fühlt, kann frei denken und effizienter gestalten.
Wichtig ist es, anzuerkennen, dass unterschiedliche Mitarbeitende auch unterschiedliche Bedürfnisse für effizientes Arbeiten haben. So brauchen introvertierte Menschen beispielsweise mehr Rückzugsorte, während extrovertierte durch kreative und kommunikative Spielräume angesprochen werden. Zur Wertschätzung gehört auch das Mitbestimmungsrecht bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen: also offen zu diskutieren, welche Raumumgebungen beim Arbeiten unterstützen, welche Tools und Möbel noch gebraucht werden etc.
Ein weiterer Bereich, der aktiv unterstützt, sind einladende Pausenräume, denn nur durch regelmäßige Pauseneinheiten bleibt das Gehirn aktiv. In diesen können je nach Bedarf und Größe Sporttools, Tischtennisplatte oder so etwas wie Jonglierbälle als Hirnbooster bereit gestellt werden. Letzteres fördert die mentale Flexibilität. Denn beide Gehirnhälften werden benötigt und interagieren miteinander. Das wirkt entspannend und mental aktivierend. Auch das momentan häufig gebrauchte Wort ‚Nudging‘ findet an solchen Orten seine Daseinsberechtigung. Denn das Anregen oder Anstupsen kann subtil Verhaltensänderungen bewirken, ohne erhobenen Zeigefinger. Dazu gehört der Zugang zu frischem Wasser, Obst am Arbeitsplatz oder eine gemeinsame bewegte Pause.
Eine bewusste Gestaltung fördert Mensch & Arbeit
Relevant ist eine bewusste Raumgestaltung: Wir müssen verstehen, wozu und wie Räumlichkeiten benutzt werden. In der Gestaltung muss eine klare Absicht erkennbar sein. Die Arbeitswelt muss einfach und klar benutzbar sein. Ein einfaches Beispiel: Informelle Orte wie Lounges oder Workcafés sind beliebt, weil sie neue Perspektiven geben und eine angenehme komfortable Atmosphäre ausstrahlen. Doch wenn ich keinen Zugang zu Elektrizität habe oder sinnvolle Ablageorte fehlen, werde ich diesen Ort nicht nutzen oder nicht im vollem Umfang, wie er mir dienlich sein kann.
Gesund im Büro – das ist gar nicht so schwer, wenn einige grundlegende Dinge beachtet werden.
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